Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

CAIA Limited
26–28 Great Portland Street
London W1W 8QT
Vereinigtes Königreich
Registriert in England und Wales, Company Number 11618191
E-Mail: lara@caiaconsulting.com

CAIA Limited („CAIA“, „wir“, „uns“, „unser“) ist eine psychologisch fundierte Leadership-Beratung. „Du“ bezeichnet jede Person, deren personenbezogene Daten wir wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben verarbeiten.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten über diese Website sowie im Rahmen unserer Leistungen verarbeiten.

Unsere Website und unsere Leistungen richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

• Wenn du uns kontaktierst, einen Termin buchst oder Materialien anforderst: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer (falls angegeben), dein Unternehmen, deine Rolle und den Inhalt deiner Nachricht.
• Wenn du oder deine Organisation Kund:in von CAIA werdet: die Informationen, die zur Einrichtung und Durchführung des Mandats erforderlich sind, einschließlich geschäftlicher Kontaktdaten und Korrespondenz.
• Wenn du ein Leadership Assessment durchführst oder das COA Werte Assessment ausfüllst: deine Antworten auf psychometrische Fragebögen, Interviewnotizen sowie die daraus erstellten Reports (siehe Abschnitt 3).
• Wenn du 360-Grad-Feedback zu einer Kollegin oder einem Kollegen gibst: deinen Namen, deine Kontaktdaten und dein Feedback.
• Wenn du das COA Werte Assessment über diese Website kaufst: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die Transaktionsdaten, deine Bestätigung, dass du den sofortigen Zugang gewünscht hast, sowie deine Entscheidung zu Marketing-E-Mails. Wenn du das Assessment für eine andere Person kaufst, erheben wir zusätzlich deren Namen und E-Mail-Adresse. Zahlungen werden über Stripe abgewickelt; deine vollständigen Kartendaten erhalten oder speichern wir nicht.
• Wenn du ein COA Werte Assessment ausfüllst, das eine andere Person für dich gekauft hat: deine Antworten, deinen Report und deine Bestätigung, dass die kaufende Person deinen Report erhält.
• Wenn du diese Website nutzt: technische und nutzungsbezogene Daten, die von unserem Analyse-Dienstleister erhoben werden (siehe Abschnitte 6 und 7).

3. Leadership Assessments und psychometrische Daten

Wenn eine Organisation CAIA mit einem Assessment, einem Coaching oder einer anderen Leadership-Leistung beauftragt, die dich betrifft, können wir grundlegende Informationen über dich von dieser Organisation erhalten, etwa deinen Namen, deine Rolle, deine geschäftlichen Kontaktdaten und den Zweck der Leistung.

Im Rahmen eines Assessments erheben wir Informationen direkt bei dir, etwa durch psychometrische Fragebögen, Interviews und andere Assessment-Methoden. Diese können unter anderem deinen beruflichen Werdegang, deine Führungserfahrung, Werte, Motive, Stärken und Entwicklungsfelder betreffen.

In einem Interview oder Coaching-Gespräch erzählst du uns möglicherweise etwas über deine Gesundheit oder andere sensible Themen. Solche Informationen halten wir nur fest, wenn sie für die Arbeit relevant sind und du ausdrücklich eingewilligt hast (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Wir nehmen sie nicht in Reports auf, die mit einer beauftragenden Organisation geteilt werden, es sei denn, du hast zugestimmt.

Wenn ein Assessment 360-Grad-Feedback umfasst, erheben wir Feedback über dich von Kolleg:innen, die von dir oder der beauftragenden Organisation benannt wurden, sowie deren Namen und Kontaktdaten. Wir berichten 360-Grad-Feedback in aggregierter Form, sodass einzelne Feedbackgebende nicht identifiziert werden können, es sei denn, sie wurden vorab darüber informiert, dass ihre Kommentare namentlich zugeordnet werden.

Wir führen diese Informationen in einem individuellen Assessment- oder Entwicklungsreport zusammen. Vor Beginn erläutern wir dir, was das Assessment umfasst, wie deine Informationen verwendet werden und wer die Ergebnisse erhält. Unsere Assessments sind Instrumente der professionellen Entwicklung. Sie stellen keine medizinische, klinische oder psychiatrische Diagnose dar und sind nicht dafür vorgesehen, die alleinige Grundlage für Entscheidungen über dich zu sein.

4. Woher wir personenbezogene Daten erhalten

Die meisten Informationen erhalten wir direkt von dir. Bei beauftragten Assessments stammen einige Informationen von der Organisation, die uns beauftragt hat, etwa deinem Arbeitgeber, Investor:innen oder einer Portfolio-Gesellschaft (siehe Abschnitt 3). Umfasst ein Assessment 360-Grad-Feedback, stammen einige Informationen von Kolleg:innen, die Feedback zu dir geben. Wenn eine andere Person das COA Werte Assessment für dich kauft, erhalten wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse von ihr.

Wir kaufen keine personenbezogenen Daten und erheben für Assessments keine Informationen über dich aus sozialen Netzwerken oder anderen öffentlichen Quellen.

5. Wie und warum wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

• auf Anfragen zu antworten und angeforderte Materialien bereitzustellen, gestützt auf unser berechtigtes Interesse, Personen zu antworten, die uns kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• Assessments einschließlich 360-Grad-Feedback, Coaching und Beratung durchzuführen und die Ergebnisse aufzubereiten, gestützt auf die Erfüllung eines Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder, wenn eine Organisation uns beauftragt hat, auf unser berechtigtes Interesse und das der Organisation an der ordnungsgemäßen Durchführung des Mandats (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• COA-Käufe abzuwickeln und deinen Report bereitzustellen, gestützt auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder, wenn eine andere Person das Assessment für dich gekauft hat, auf unser berechtigtes Interesse, das gekaufte Assessment durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• dir Marketing-E-Mails zu senden, gestützt auf deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) (siehe Abschnitt 9);
• Assessment-Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form für Forschung, Validierung und Benchmarking zu nutzen (siehe Abschnitt 8), gestützt auf unser berechtigtes Interesse an zuverlässigen, gut validierten Assessments und an einem Beitrag zur Leadership-Forschung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Nutzung widersprechen (siehe Abschnitt 14);
• unsere Website und Leistungen zu betreiben, zu schützen und zu verbessern, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an einem wirksamen und sicheren Geschäftsbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• gesetzlichen, buchhalterischen und regulatorischen Pflichten nachzukommen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sensible Informationen über deine Gesundheit verarbeiten wir nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), wie in Abschnitt 3 beschrieben.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir die Auswirkungen auf dich abgewogen und verwenden deine Daten nicht in einer Weise, mit der du vernünftigerweise nicht rechnen würdest.

Die Bereitstellung deiner Daten ist für den Kauf und die Durchführung eines Assessments erforderlich; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen. Im Übrigen ist die Bereitstellung freiwillig.

6. Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Beauftragende Organisationen. Assessment-Reports und Ergebnisse teilen wir nur mit der Organisation, die die Leistung beauftragt hat, in der Form und mit den Personen, die zu Beginn mit dir vereinbart wurden. Identifizierbare Assessment-Daten geben wir nicht an andere Kund:innen weiter.

Käufer:innen des COA Werte Assessments. Wenn eine andere Person das COA Werte Assessment für dich kauft, etwa ein Arbeitgeber, Investor:innen oder Mitgründer:innen, wird dein Report sowohl an dich als auch an diese Person gesendet. Darauf weisen wir dich vor Beginn des Assessments deutlich hin.

Anbieter von Assessment-Plattformen, die von uns eingesetzte psychometrische Fragebögen bereitstellen oder auswerten. Einige dieser Anbieter sind eigenständige Verantwortliche und haben eigene Datenschutzhinweise.

Associates und Berater:innen, die Leistungen in unserem Auftrag erbringen und zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet sind.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten: Lovable und Supabase für das Hosting unserer Website und unserer COA-Assessment-App; Anthropic, dessen KI-Tool Claude wir zur Unterstützung beim Entwurf von Reports einsetzen; Google Workspace für E-Mail, Dokumente und Dateiablage; Google Analytics für die Website-Analyse; Calendly für Terminbuchungen; Stripe für die Zahlungsabwicklung; sowie unser E-Mail-Versanddienstleister. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge, die sie zum Schutz deiner Daten verpflichten.

Professionelle Berater:innen wie Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen und Versicherungen, soweit erforderlich.

Ein Käufer oder Rechtsnachfolger, falls das Unternehmen von CAIA verkauft oder umstrukturiert wird.

Gesetzliche Pflichten. Wir können Daten offenlegen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Cookies und Analyse

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um diese Website zu betreiben und zu verstehen, wie sie genutzt wird. Notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nicht notwendige Analyse-Cookies, einschließlich Google Analytics, werden nur mit deiner Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst deine Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen in der Fußzeile ändern oder widerrufen.

Google Analytics wird von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, angeboten. Google Analytics erfasst, wie Besucher:innen die Website nutzen, etwa aufgerufene Seiten und den ungefähren Standort; wer du bist, erfahren wir dadurch nicht. Daten können dabei auch an Google LLC in den USA übermittelt werden (siehe Abschnitt 11).

8. Forschung und anonymisiertes Benchmarking

Wir nutzen Assessment-Daten, um zu prüfen, ob unsere Instrumente funktionieren, um die Vergleichsgruppen aufzubauen, die ein psychometrisches Assessment benötigt, und um Forschung zu Leadership zu veröffentlichen. Dafür verwenden wir anonymisierte Daten, aus denen du nicht mehr mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kannst, oder pseudonymisierte Daten, bei denen identifizierende Angaben getrennt von den Antworten und sicher aufbewahrt werden. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten und werden entsprechend geschützt. Veröffentlichte Forschungsergebnisse und Benchmarks enthalten ausschließlich aggregierte Ergebnisse, anhand derer keine einzelne Person identifiziert werden kann. Du kannst der Nutzung deiner pseudonymisierten Daten für Forschungszwecke widersprechen (siehe Abschnitt 14).

9. Marketing

Marketing-E-Mails zu unserer Arbeit, unserer Forschung, Veranstaltungen und Ressourcen senden wir nur, wenn du ausdrücklich eingewilligt hast, zum Beispiel über das entsprechende Kästchen beim Kauf des COA Werte Assessments. Deine Anmeldung bestätigen wir über eine E-Mail mit Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach deiner Bestätigung erhältst du Marketing-E-Mails.

Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Du kannst deine Einwilligung außerdem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an lara@caiaconsulting.com widerrufen. Die Abmeldung hat keinen Einfluss auf ein laufendes Mandat oder einen Kauf.

10. Automatisierte Verarbeitung und KI-Tools

Der Report zum COA Werte Assessment wird automatisiert auf Grundlage deiner Antworten erstellt. CAIA trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Personen, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Wenn ein Assessment in Recruiting-, Investment-, Entwicklungs- oder andere Entscheidungen einfließt, werden diese Entscheidungen von Menschen getroffen.

Wir setzen KI-Tools ein, darunter Claude von Anthropic, um unsere Berater:innen beim Entwurf von Assessment-Reports zu unterstützen. Jeder mit KI-Unterstützung erstellte Report wird vor der Weitergabe von einer Beraterin oder einem Berater von CAIA geprüft und finalisiert. KI-Tools werden nicht eingesetzt, um Entscheidungen über dich zu treffen.

11. Internationale Datenübermittlungen

CAIA hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, sodass deine Daten dort ein angemessenes Schutzniveau genießen.

Unsere Website und unsere COA-Assessment-App werden von Lovable und Supabase [SUPABASE-REGION] gehostet. Einige unserer Dienstleister, darunter Anthropic, Google, Stripe und Calendly, können personenbezogene Daten in den USA verarbeiten.

Für Übermittlungen in die USA oder andere Länder ohne Angemessenheitsbeschluss stützen wir uns auf anerkannte Garantien: die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gegebenenfalls mit dem UK-Addendum, das UK International Data Transfer Agreement oder, sofern der Anbieter zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise dessen UK-Erweiterung. Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien erhältst du auf Anfrage.

12. Speicherdauer

• Assessment-Unterlagen und Reports aus beauftragten Mandaten: bis zu 5 Jahre nach Ende des jeweiligen Mandats, sofern der Kundenvertrag, gesetzliche Vorgaben oder ein konkreter Bedarf nichts anderes erfordern.
• Über diese Website gekaufte COA-Reports und Antworten: 3 Jahre nach Abschluss des Assessments.
• Interviewnotizen: 6 Monate nach Versand des finalen Reports.
• Anfragen und Informationen von Interessent:innen, aus denen kein Mandat entsteht: 2 Jahre.
• Kauf-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: bis zu 6 Jahre, soweit dies für steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Zwecke erforderlich ist.
• Pseudonymisierte Forschungsdatensätze: Überprüfung mindestens alle 3 Jahre; anschließend vollständige Anonymisierung oder Löschung, sobald sie nicht mehr zur Validierung unserer Assessments benötigt werden.
• Vollständig anonymisierte, aggregierte Daten, aus denen keine Person identifiziert werden kann, sind keine personenbezogenen Daten und können aufbewahrt werden.
• Nicht mehr benötigte Daten löschen wir sicher.

13. Datensicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und die Beschränkung des Zugriffs auf Assessment-Reports auf die Personen, die ihn benötigen.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Um deine Rechte auszuüben, schreib uns an lara@caiaconsulting.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei komplexen Anfragen können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; darüber informieren wir dich. In der Regel ist dies kostenlos. Gegebenenfalls müssen wir deine Identität überprüfen oder dich bitten, deine Anfrage zu präzisieren, bevor wir tätig werden.

Beschwerden

Wenn du Bedenken oder eine Beschwerde zum Umgang mit deinen Daten hast, wende dich bitte zuerst an uns unter lara@caiaconsulting.com. Wir bestätigen den Eingang deiner Beschwerde innerhalb von 30 Tagen, prüfen sie und antworten ohne unangemessene Verzögerung. Über das Ergebnis informieren wir dich.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In der EU ist dies insbesondere die Aufsichtsbehörde an deinem Wohnort oder Arbeitsplatz. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Im Vereinigten Königreich ist dies das Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk.

15. Kontakt und Änderungen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung erreichst du uns unter lara@caiaconsulting.com. Änderungen veröffentlichen wir auf dieser Seite mit einem neuen Datum oben. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kund:innen direkt.